Existe una herramienta en Microsoft Office, dentro de su procesador de textos, diseñada para comparar dos documentos, que pueden parecer iguales, y poder ver las diferencias y semejanzas que ambos documentos presentan, de una manera fácil y rápida.
Para que y por qué se comparan documentos en Word
Cabe destacar, que la comparación de documentos en Word se hace porque es algo necesario y no solo por hacerla, al mismo tiempo se hace para obtener un buen trabajo escrito final, es por eso que existen razones suficientes y validas por las cuales se comparan documentos en Word, y a continuación se exponen algunas:
- Se comparan dos documentos para saber los cambios que se han hecho en el original.
- Para evitar el plagio en un archivo de documento.
- Comparar dos versiones de un documento original y verificar los cambios.
- Evidenciar reformas legislativas o normativas.
- Es una guía para continuar un trabajo que se había empezado antes.
- Es un ahorro en tiempo y esfuerzo.
- Aumenta la producción y hace más eficiente el trabajo.
Pasos a seguir para la comparación de documentos en Word
Para poder comparar documentos en Word se debe seguir una serie de pasos, que son necesarios para determinar los cambios que se debe realizar en dichos documentos y así continuar el trabajo o proyecto iniciado, o descubrir el producto final; esos pasos son:
- Guardar documentos en Word.
Lo primero que debe hacerse, luego de redactar los documentos es guardarlos en Word, para de esa manera luego buscar los que se desea comparar y abrirlos con todas sus características completas y observables para modificar.
- Escoger opción “Revisar”.
Luego se busca la opción “Revisar” que aparece en la barra superior, se hace clic en ella y se escoge, entre las opciones que despliega, la que dice “Comparar” y dentro de esta última, nuevamente se hace clic en “Comparar”.
- Apartado “Etiquetar cambios con”.
Antes de pulsar “Aceptar” en la opción anterior, se puede introducir un término concreto que se quiera comparar en el apartado “Etiquetar cambios con” que ayudara a realizar mejor estos cambios específicos que es necesario o indispensable realizar.
- Seleccionar documentos.
Seguidamente, aparece un cuadro que da la opción de elegir el documento original, a la izquierda, allí es donde se abre el documento original seleccionado entre los que se están comparando. Después de seleccionar el documento original, se debe escoger, a la derecha el documento revisado, con el que se realizará la comparación con dicho original.
- Escoger opción “Mas”.
Teniendo ya los dos documentos identificados, se procede a seleccionar la opción “Mas”, y dentro de esta opción se escogen los ajustes que se desean hacer para poder realizar una buena comparación. Por ejemplo, comparar las letras minúsculas y mayúsculas que hay entre los documentos, entre otras cosas.
- Escoger opción “Mostrar cambios”.
Habiendo escogido los ajustes necesarios para hacer la comparación, se elige la opción “Mostrar cambios”, y se podrá ver los cambios realizados por palabras o por caracteres en los textos escogidos para hacer la comparación.
- Tercer documento.
En seguida aparece la opción de escoger el documento en el cual se desea remarcar los cambios y estos aparecerán resaltados en negrita en el documento seleccionado, aparecerá un tercer documento que mostrará los cambios realizados, los cuales no serán definitivos.
- Seleccionar opción “Combinar”.
Para que los cambios queden marcados se debe seleccionar la opción “combinar”, que aparece dentro de la opción “Comparar”, de esta manera se va haciendo los cambios y modificando el texto que se desea cambiar, al mismo tiempo.
Importancia de la comparación de documentos en Word
Es una herramienta muy necesaria, indispensable para la realización de trabajos escritos de las personas que están en formación académica, ya sea a nivel escolar, universitario, o simplemente para todos aquellos que desean presentar un documento legal o no, con la intención de transmitir conocimientos.
Particularmente, esta herramienta de comparación de textos o documentos, es de gran utilidad para los escritores, quienes pasan jornadas enteras escribiendo capítulos, los cuales modifican constantemente, hasta llegar al definitivo.
Las personas que elaboran tesis o trabajos de grado, aprovechan de manera excelente esta herramienta que con gran frecuencia utilizan para hacer más fácil y rápido su trabajo el cual puede ser propio o de otra persona que solicita su servicio de asesoramiento en el mismo.
Combinar documentos
Es el complemento de esta herramienta de comparar documentos, debido a que sin esta opción los cambios generados en la comparación, no serán guardados y todo el trabajo realizado será en vano, ésta se debe escoger desde el principio.
La opción combinar documentos ayudará a obtener un documento definitivo que reunirá todos los cambios escogidos y será el documento final que será presentado para cumplir el objetivo planteado desde que comenzó la comparación.
Estas herramientas de comparar y combinar documentos en Word están disponibles en la mayoría de versiones desde el 2007 hasta el 2019, y desde entonces han sido usadas por infinidad de personas, quienes han quedado satisfechas con la gran utilidad de las mismas.