Afortunadamente las herramientas ofimáticas permiten firmar un documento sin necesidad de que el firmante se encuentre presente en la sala, solo hace falta que este posea el documento a firmar, digitalice su firma, la coloque sobre el mismo, y lo envía a quien deba recibirlo para que se imprima y pueda ser procesado de forma correcta.
Firmas digitales
Utilizar una firma digital elimina el inconveniente de trasladarse a un lugar en específico, el cual se puede encontrar a muchos kilómetros de distancia, solo para colocar la firma sobre un papel. Las firmas digitales son copias perfectas de las firmas reales, y a diferencia de como ocurre con las primeras, las digitales no tendrán variaciones cada vez que se coloquen.
Además, estas están completamente respaldadas con los datos personales de cada individuo, lo que permite que se pueda respaldar la firma estampada sobre el documento. De esta forma, cuando aparezca una firma de ese tipo se puede establecer la veracidad del acto al contactar con el dueño de la información.
Si bien son muy útiles, es necesario sentar un precedente, y decir que para realizar una firma digital es necesario que sea el dueño de la firma quien la realice, o que quien la esté realizando tenga el permiso explícito del dueño, preferiblemente por escrito. Ya que se de lo contrario se pudiese estar tratando de una falsificación.
Paso a paso para realizar una firma digital en PDF
El procedimiento es en realidad sencillo, cualquier persona puede hacerlo si posee una computadora con conexión a internet para poder descargar el modificador de PDF en cuestión, y realizar la firma digital. Se recomienda que la pc corra sobre Windows 10 para evitar tener alguna clase de problema con las versiones y aplicaciones internas.
Cabe destacar que las firmas digitales pueden o no contener la imagen de la firma real junto a los demás datos, sino se desea agregar, no es necesaria, aunque se recomienda que sea agregada.
Uno de los programas recomendados para realizar este trabajo se llama PDFElement, ya que permite generar firmas digitales precisas, y con una buena cantidad de información personal para corroborar la veracidad de la firma.
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Instalar el programa
Se debe buscar en el explorador de Google el nombre PDFElement, y encontrar una fuente confiable de descarga, generalmente se utilizan los archivos que se encuentran en MEGA. Al encontrar el archivo deseado se procede con la descarga, al cual varía su tiempo de realización según sea la velocidad del internet.
Al terminar con el proceso de descarga se abre la carpeta donde fue almacenado el archivo, se abre el mismo y se selecciona el icono del instalador. En ocasiones dicha búsqueda no es necesaria, ya que se abre una ventana inmediatamente al terminar la descarga.
Luego se selecciona la opción “ejecutar”, esto hará que inicie el proceso de instalación, cuando dicho proceso haya terminado, podrás acceder al programa desde el acceso directo generado en el escritorio de la pc.
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Abrir el PDF a firmar
Se busca entre la lista de documentos el archivo PDF que se desea firmar de manera digital. Si se tiene más de un modificador de PDF en la pc, se selecciona el archivo con clic derecho, y se selecciona la opción de “abrir con”, para seleccionar el programa PDFElement.
Ya con el programa abierto, se deberá seleccionar la opción para firmar, la cual se encuentra en el apartado “proteger”, una vez en dicho apartado se selecciona la opción llamada “Firmar el documento”.
Lo siguiente será utilizar el ratón para ir hacia la parte de la hoja que se desea firmar, y seleccionar la zona específica sobre el documento dando clic en ella.
Al hacer esto aparecerá un cuadro dentro del documento, el cual se llama “firma del documento”. En dicho cuadro se pueden seleccionar dos opciones, en la primera se utiliza una firma existente, mientras que en la otra se crea una nueva firma desde cero.
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Firmar el documento
Para utilizar un firma digital existente se debe seleccionar la opción “quiero firmar este documento utilizando”, e inmediatamente seleccionar “Mi ID digital existente de un archivo”, la cual abarca no solo la firma personal, sino también la clave existente. Finalmente se selecciona la opción “Examinar”, y se ubica la firma a emplear para que sea colocada en el documento.
Si se quiere utilizar una firma nueva, entonces el procedimiento es un poco más largo, ya que en lugar de seleccionar “Mi ID digital existente de un archivo”, se selecciona “Una nueva ID Digital que deseo crear ahora”.
Allí se abrirá una nueva ventana donde se deberá colocar el correo electrónico, nombre personal, dirección personal y de empresa, y demás datos solicitados. Para luego introducir la firma personal utilizando una imagen nítida de la misma.