Cómo hacer una carta de reclamación
En el mundo de la comunicación hay muchos medios para comunicarnos, y la carta es uno de ellos. Dependiendo de lo que queramos hacer llegar en la carta o a quien vaya dirigida hay diferentes formas de hacer una carta de reclamación incluyendo o no un lenguaje más formal en ella, para hacerlo de manera correcta, hay una estructura que debemos seguir tratando de mostrar los detalles específicos del problema, que causó nuestro desacuerdo con el producto o servicio. Si quieres saber la forma correcta de escribir una carta de reclamación lee el siguiente artículo donde te daremos algunos consejos a la hora de hacerlo.
¿qué es una carta de reclamación?
Una carta de reclamación es aquel texto que escribimos cuando queremos hacer notar que no estamos en desacuerdo con alguna empresa o una circunstancia personal. Estás cartas se utilizan para hacer llegar una queja o reclamo que tengamos en base a un producto o servicio, que no haya logrado cumplir con nuestras expectativas; debido a que alguna de sus características o detalles no haya cumplido con lo especificado anteriormente.
Pasos para escribir una buena carta de reclamación
El cuerpo de la carta debe iniciar con:
- Los primero que vamos a colocar es un saludo, debe ser formal y educado, aunque es una queja se debe mantener siempre un lenguaje respetuoso, ya que si caes en un lenguaje vulgar o con faltas ortográficas hará que tu carta no será tomada en cuenta, por ejemplo en tu carta puedes empezar colocando un «estimado señor/señora/gerente/director» y después debes colocar el nombre de la persona a la que va ir dirigida esta.
- Ahora debes colocar algo que sea una introducción para el problema, le vas a decir cuál es el motivo de haber enviado la carta, un ejemplo es «con esta carta le quiero hacer llegar mi descontento/inconformidad…» y a continuación vas a colocar a que está dirigida tu qué, si es la contracción de un servicio, la adquisición de un producto, un pago, etc.
- Una vez hecho esto vas a presentar el problema con cada una de las razones que no cumplieron con tus expectativas causando así el descontento, asegúrate de que estés estén muy bien especificadas para que se entienda claramente cuál fue el problema que causo el disgusto con el servicio o producto.
- Posterior a esto vas a utilizar una frase como «me he visto obligado a reclamar…/ no tengo las opción que reclamar…» Para dar a entender que decidimos tomar medidas debido a la insatisfacción que nos ha generado dicha adquisición y que no es de nuestro agrado tener que realizar ducha reclamación.
- Ahora procedemos a colocar un tiempo que vamos a darle a la empresa para que nuestra petición sea tomada en cuenta, para ello debemos especificar bien que es lo que esperamos recibir al enviar la carta podemos hacerlo utilizando frases como «reclamar el importe…/reclamar la devolución…/reclamar el cambio…»
- Ahora colocaremos lo que haremos en consecuencia de que nuestra carta o reclamo, no sea tomado en cuenta por parte de la persona a la que se la estamos haciendo llegar para ello podemos empezar colocando algo como «de lo contrario…/de no ser así…»
- Después de esto podemos proceder a colocar lo que sucederá en caso de que esta carta sea ignorada dejando en claro que dicho asunto puede convertirse en un problema incluso legal, también se puede colocar que la empresa o persona podría verse afectada ya que puede ser demandada si ignora nuestro reclamos por incumplimiento de algún contrato o por alguna publicidad engañosa lo que por nuestra parte se podría considerar como una estafa. Debemos enseñar o avisar de las acciones que seremos capaces de tomar y a las que estamos dispuestos a llegar en caso de que nuestra carta sea ignorada por la persona a la que se le quiere hacer llegar.
- Para finalizar nuestra carta le vamos a explicar a la empresa o persona como nos hemos sentido debido a lo sucedido ya que como sabemos las empresas buscan el bienestar de un cliente para que esté siga acudiendo a sus productos o servicios, por qué aquí podemos colocar que nos sentimos molestos/enfadados/disgustados con lo que la empresa nos ha brindado.
- Y ya para acabar nuestra carta debemos dependiendo lo que se puede hacer con un «saludos cordiales…/atentamente…» Porque aunque estemos enfadados debemos cuidar la forma en la que nos vamos a dirigir a esta persona o empresa.
Ahora recuerda que los principales aspectos que debes tomar en cuenta al momento de escribir una carta de recomendación son:
- Explicar el problema de forma clara y concisa
- Ser muy claro al establecer que es lo que esperas que haga el negocio y cuánto tiempo estas dispuesto a esperar por ello
- Adjunta las copias de todos los documentos importantes para el reclamo como los recibos y las garantías que te haya otorgado la empresa
- Recuerda colocar tu nombre e información de contacto