En la actualidad, se cuenta con gran cantidad de avances tecnológicos disminuido la utilización de grandes cantidades de papelería en lugares como ministerios y empresas, ya que la mayoría de los documentos que allí se manejan se hace de manera digital, esto ha llevado a la implementación de actualizaciones en las aplicaciones ofimáticas para poder anexar firmas personales.
Pasos para anexar firmas personales en Word
Microsoft Word es una de las herramientas que pertenece al conjunto de aplicaciones ofimáticas que traen incorporados los computadores y que permite crear y compartir documentos en formato digital que, en la mayoría de los casos, requiere la utilización de una firma para personalizarlos.
Esta necesidad se les ha presentado a muchas personas quienes se han encontrado con una barrera al no conocer que pasos a seguir para poder incluir su firma en documentos importantes. Es por esto que a continuación se explicará cómo se puede anexar la firma personal a los documentos.
La primera opción para agregar firmas digitales a los documentos es la de insertar una firma escaneada. Este es un método un poco básico y poco aceptado por los entes oficiales por su falta de legalidad, sin embargo, es una buena opción para situaciones informales.
Consiste en tomar una hoja en blanco y realizar la firmar que se desea insertar, luego se procede a escanear la imagen guardándola en formato JPEG o GIF. En caso de contar con una pantalla táctil se puede firmar directamente sobre esta, sin olvidar que el fondo debe ser blanco.
Una vez la imagen este digitalizada, se procede a insertarla en el documento de Word. Para esto se selecciona la pestaña “insertar”, se pulsa “imágenes” y se escoge la opción “este dispositivo”. Al hacer esto se abrirá una ventana que permitirá explorar y selecciona la firma escaneada.
Al realizar la selección, la firma aparecerá insertada automáticamente al documento. Solo queda ubicarla en el lugar que corresponde y con el tamaño adecuado. Cabe destacar que, si el fondo de la imagen no aparece blanco o transparente, este se puede modificar en la sección “Formato de imagen” que aparece al resaltar la imagen.
Otra de las opciones que permite la herramienta Word para agregar firmas digitales a documentos, es a través de la solicitud de una identificación digital o ID, lo que le da un carácter más oficial y legal al documento, sin embargo, para obtener este ID se requiere realizar un pago.
Si ya se tiene el ID adquirido, lo que se debe hacer para firmar el documento es ingresar a la pestaña “insertar” y buscar en el apartado de “texto” el icono de “agregar una línea de firma” representado por una hoja y un lápiz.
Una vez seleccionada esta opción, se abrirá una ventana con la configuración de la firma, aquí se podrá escribir los datos importantes se deseen que aparezcan debajo de la línea de firma, por ejemplo, nombre y cargo del firmante. Luego de aceptar los ajustes aparecerá un cuadro con la línea de firma.
Para agregarle la firma de Word, se deberá clicar con el botón derecho y seleccionar la opción “firma” en este momento es cuando se solicita la identificación digital de Word. Como se dijo anteriormente, esta tiene un costo anual, ya que es emitida a través de un certificado digital generado por alguno de los socios de Microsoft y este costo variará de acuerdo a la firma que se elija, pero es lo que le da la validez y legalidad en entes oficiales.
Otra de las opciones que presenta Word para proteger los documentos, es la implementación de “firmas invisibles”. Para activarla, se busca en el menú “Archivo” la opción “información” y luego se escoge “proteger documento”, al desplegarse las opciones se selecciona la de “Agregar firma digital” y se completan los datos solicitados. Estas firmas requieren igualmente la utilización de una identificación digital.
Procedimiento para eliminar las firmas digitales
Puede suceder que en determinado momento se requiera suprimir las firmas digitales que han sido incluidas en un documento, para hacerlo se debe seleccionar la línea de la firma, hacer clic con el botón derecho y escoger la opción “quitar firma”, al confirmar la eliminación, inmediatamente la firma desaparecerá.
Con respecto a las firmas invisibles, estas se pueden eliminar de la siguiente manera: primero se debe abrir el menú “archivo” y seleccionar la sección “información”, seguidamente se pulsa sobre la opción “ver firmas”, esto mostrará el panel de “firma” del documento, aquí de debe clicar en la fecha junto a la firma y seleccionar la opción “quitar firma”, al confirmar esta selección queda eliminada la firma invisible.
El uso de firmas digitales contribuye en gran manera al cuidado del medio ambiente gracias a la disminución del uso de papel en la impresión de documentos.