La mayoría de los equipos de computación cuentan con un conjunto de aplicaciones ofimáticas que permiten facilitar el trabajo de las personas en cuanto al procesamiento de datos e información, elaboración de informes o documentos, realización de presentaciones, la elaboración de organigramas y la construcción de folletos publicitarios. Para aprovechar al máximo cada una de ellas es imperativo se conozcan bien cada una de sus funciones.
Pasos para filtrar los datos en Excel
Dentro de las aplicaciones ofimáticas que se pueden utilizar en los equipos de computación se encuentra Excel, esta consiste en una hoja de cálculo que permite organizar gran cantidad de datos de manera rápida en un tablas o listas.
Para obtener mejores resultados en esta aplicación es importante conocer y manejar la gran variedad de opciones que posee y que permiten optimizar y agilizar la localización de la información. Una de estas funciones se refiere al filtrado de datos, la cual permite seleccionar solo aquellos datos o información con la que se necesita trabajar y así poder manejarla con más eficiencia.
La selección de los datos se puede hacer a través de un filtro que permitirá elegir la información a través de una lista o mediante “filtros específicos” que permiten concentrarse sólo en los datos que se desean observar. Para configurar cada uno de estos se debe proceder de la siguiente manera:
- Primeramente, se procederá a abrir la hoja de Excel en la que aparece la información y los datos que se necesita filtrar. Es recomendable que en la primera fila de la tabla se encuentren los títulos que corresponden a cada columna y los cuales guiaran la información a filtrar.
- El siguiente paso es seleccionar la pestaña “Datos” ubicada en la barra de herramientas parte superior de la pantalla. Allí se podrán apreciar varias opciones entre las cuales se deberá seleccionar “Filtro” u “Ordenar y filtrar” según sea la versión que se esté utilizando.
- Una vez que se pulse la opción “Filtrar” se podrá apreciar en el encabezado de la primera fila que aparece una flecha en cada celda, ésta contiene diferentes opciones de filtrado que se pueden aplicar a cada columna.
- Para aplicar el filtro, basta con pulsar en la flecha y seleccionar el filtro que se desee usar entre las diferentes opciones que se presentan, entre ellas se puede escoger ordenar de la “A” a “Z” o viceversa, si son números los que contiene la columna se podrá ordenar de mayor a menor o viceversa, incluso se podrá crear un filtro personalizado desmarcando aquellos datos que se desee que aparezcan en la tabla.
- Otras de las opciones que se pueden aplicar en este filtro, puede ser la de ordenar por un color especifico, si se trata de números se pueden filtrar al seleccionar entre varias opciones como los diez mejores números, los números iguales o desiguales, mayor que o menor que, entre otros.
- Con respecto al filtrado de texto, se pueden seleccionar alternativas como la letra por la que comienza o termina, si contiene o no algún dato especifico o si son iguales entre sí. En ambos casos, ya se para números o textos se pueden personalizar los filtros de acuerdo a las necesidades del usuario.
Es importante destacar que las casillas en las que se va a aplicar los filtros no deben estar en blanco ya que de lo contrario no se podrá aplicar o continuar con el filtrado.
Existe una opción más avanzada de aplicar filtros a los datos, para esto se requieren dos tablas con los mismos encabezados y con los criterios que se desean trabajar. Primero se le asignará el rango a la nueva tabla con los criterios que se van a usar, se debe recordar agregar en la formula el rango de celdas que tienen la información que se desea filtrar.
Al realizar esta selección se pulsará “aceptar” y se podrán apreciar los datos filtrados mostrando la información que se necesita. Para aplicar correctamente la formula al filtro se deberá introducir ésta en una columna nueva que se encuentre vacía y preferiblemente aparte del encabezado.
Seguidamente se seleccionará en la pestaña “datos” la opción “filtros” y luego “filtros avanzados”. Esto dará apertura a una ventana en la que se deberá agregar los criterios seleccionados de lista y rango y finalmente se pulsará “aceptar”. Una vez realizado esto se copiarán los datos seleccionados en el rango seleccionado de la nueva tabla.
Una vez que se finalice el trabajo realizado y se quiera observar la información completa, se puede eliminar los filtros establecidos. Esto se logra de dos formas, la primera se hace abriendo las opciones de la flecha que aparece en el encabezado de las celdas y pulsando “Borrar filtro”. La segunda opción se realiza pulsando en la pestaña “Datos” y seleccionando “Borrar”.